Se hai una Partita IVA o vorresti aprirla, uno dei tool che non può mancare nel tuo pacchetto di strumenti del mestiere è una buona piattaforma per la fatturazione elettronica. Infatti, che tu sia freelance, libero professionista o abbia un’impresa, una delle attività imprescindibili del tuo business è la gestione delle fatture in uscita e in entrata!
Online è presente un’ampia scelta di software, gratuiti o a pagamento, con caratteristiche e funzionalità che potrebbero fare al caso tuo.
Questo articolo è pensato proprio per offrirti una panoramica degli strumenti di fatturazione elettronica più utilizzati e apprezzati. Vediamoli insieme e valutiamo i loro pro e contro.
A cosa servono le piattaforme per la fatturazione elettronica?
I software per la fatturazione elettronica sono strumenti che servono per creare, inviare, ricevere e conservare le fatture in formato digitale. Alcuni hanno anche funzionalità più avanzate, come vedremo tra poco.
Fino al 2023, i forfettari con ricavi inferiori ai 25mila euro potevano emettere fatture cartacee, ma dal 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica è scattato anche per chi è in regime forfettario. Nonostante possa sembrare una seccatura, una volta presa la mano ti accorgerai che questi strumenti ti facilitano la vita, soprattutto con l’aumentare dei file gestiti!
Uno dei principali vantaggi dei software di fatturazione elettronica è la conformità normativa, perché garantiscono che le fatture emesse e ricevute rispettino gli standard e le norme vigenti. In più ti aiutano a monitorare le scadenze di pagamento così da evitare ritardi e mantenere un flusso di cassa stabile. Un altro vantaggio è che spesso queste piattaforme si integrano con il tuo CRM e altri software, evitandoti inserimenti manuali ridondanti, riducendo il rischio di errori e liberando tempo prezioso per altre attività.
Come ben saprai, le esigenze di freelance, liberi professionisti e micro imprese sono diverse da quelle delle grandi aziende, che chiaramente gestiscono un numero molto più alto di transazioni finanziarie. Anche la scelta del tool di fatturazione dovrà tenere conto di queste esigenze, in modo che la piattaforma sia adeguata alle dimensioni e alle necessità del brand. Nel prossimo paragrafo ti proponiamo alcune alternative che potrebbero fare al caso tuo.
Software per le fatture elettroniche: pro e contro di ciascuno
Forse avrai già notato, navigando sul web, che esistono tanti programmi per la gestione delle fatture elettroniche, sia gratuiti che a pagamento. In questo articolo prendiamo in considerazione 7 tra le piattaforme più conosciute, valutate positivamente per il loro rapporto qualità-prezzo e per le funzionalità a supporto di freelance e micro imprese.
Software Agenzia delle Entrate
Partiamo dalla piattaforma di fatturazione dell’Agenzia delle Entrate. Si tratta di un software completamente gratuito, il che rappresenta un vantaggio per chi ha bisogno di uno strumento di base senza costi di gestione aggiuntivi. Considera però che l’interfaccia utente è meno user-friendly rispetto ad altre soluzioni a pagamento, che puntano ad offrire un’esperienza utente più fluida e intuitiva. Inoltre le funzionalità sono limitate e non sono presenti opzioni avanzate per la gestione aziendale, un limite per i business con esigenze più complesse.
Come accedere? Ci sono 3 possibilità: tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia, tramite un software da scaricare su pc e tramite l’app Fatturae disponibile per smartphone e tablet.
Ogni caso è a sé stante, perciò occorre capire se questo tool possa essere sufficiente per la tua attività, magari perché sei agli inizi e hai poche fatture da gestire. Oppure, potrebbe essere il caso di utilizzare un software a pagamento ma più completo, come quelli che trovi qui sotto.
Fatture in Cloud
Vediamo ora un gestionale molto apprezzato per la sua interfaccia intuitiva, che ne facilita l’uso anche a chi ha poca dimestichezza con tool di questo tipo. Stiamo parlando di Fatture in Cloud, strumento che usiamo quotidianamente in Flowerista.
Oltre alla fatturazione, la piattaforma offre una gamma completa di funzionalità, tra cui la gestione dei preventivi, delle scadenze e dei pagamenti, permettendo di tenere sotto controllo tutti gli aspetti contabili e finanziari della propria attività. È possibile integrare il software con altri strumenti gestionali (come il CRM HubSpot, nel caso di Flowerista), così da migliorare i flussi ed evitare ripetizioni di dati.
Fatture in Cloud è a pagamento e offre 4 piani differenti in base alle necessità di ciascun brand. Il piano Standard ha alcune limitazioni che potrebbero non soddisfare tutte le esigenze di un’attività in crescita (ad esempio, permette di movimentare fino a un massimo di 100 documenti all’anno). Per i piani più avanzati bisogna mettere in conto una spesa che va dai 19 €/mese + IVA ai 49 €/mese + IVA per la soluzione più completa.
Fattura24
Un’alternativa a Fatture in Cloud è Fattura24, piattaforma per gestire le fatture elettroniche che fa del supporto umano il suo punto di forza. Si definisce “molto di più di un software di fatturazione” perché offre ai clienti l’opportunità di partecipare a sessioni di formazione personali con il proprio team; inoltre mette a disposizione report completi e semplici da consultare per avere il pieno controllo della propria attività anche in autonomia.
Il piano Professional è pensato per forfettari, liberi professionisti e piccole aziende e costa 8 €/mese + IVA, in questo momento in promo a 1 €/mese + IVA per il primo anno. Se vendi prodotti online o hai un magazzino, e vuoi integrare la piattaforma con le applicazioni più diffuse come Shopify, Woocommerce, Zapier, ecc, allora dovrai passare al piano Business, a 16 €/mese + IVA.
Aruba Fatturazione Elettronica
Una terza opzione a pagamento valida per freelance e micro imprese è lo strumento di Fatturazione Elettronica di Aruba. Nasce come software per creare e inviare fatture in modo semplice e veloce, ma può diventare un gestionale sempre più completo grazie all’aggiunta di moduli opzionali. L’intento infatti è quello di offrire uno strumento che cresca insieme al brand.
I prezzi per la versione base sono competitivi, pari a 1,00 € + IVA per 3 mesi e poi 29,90 €/anno + IVA. Però bisogna tenere presente che nel piano basic mancano alcune funzionalità acquistabili solamente a parte, tramite i moduli aggiuntivi appunto. Tra questi troviamo ad esempio l’integrazione con Woocommerce, la possibilità di gestire i documenti per coprire l’intero ciclo di vendita (puoi creare e inviare preventivi, ordini, documenti di trasporto, ecc.), il modulo per gestire in autonomia incassi e pagamenti di rate e fatture, e così via.
InvoiceBuddy
Per chi lavora nel mondo dei servizi, InvoiceBuddy può essere una valida alternativa ad altri strumenti di fatturazione elettronica, sebbene sia meno conosciuto. È pensato in particolare per consulenti, freelance, agenzie e in generale tutti coloro che hanno la necessità di tracciare le ore impiegate nella realizzazione delle proprie attività. Una delle caratteristiche distintive di InvoiceBuddy infatti è il suo timesheet integrato, collegato direttamente al modulo di fatturazione. In pratica puoi registrare le ore lavorate e gli importi forfettari concordati e trasferire il tutto al modulo di fatturazione con pochi clic!
Il piano Novice Buddy ha un prezzo di 7,99 €/mese + IVA (il primo anno è gratuito) ed è perfetto per chi rientra in regimi fiscali agevolati. Se vuoi aggiungere l’analisi del fatturato, la categorizzazione delle uscite/spese e la generazione previsionale di incassi e uscite, allora dovrai passare al piano Expert Buddy, a 11,99 €/mese + IVA. Esiste anche l’opzione Guru Buddy per avere funzionalità più avanzate.
Essendo pensato per le attività di servizi, InvoiceBuddy non è lo strumento più indicato per gli artigiani o in generale per chi gestisce un ecommerce.
Fiscozen
Un caso un po’ diverso rispetto ai precedenti è Fiscozen. Si tratta di un servizio che con un unico abbonamento ti permette di gestire la tua Partita IVA a 360 gradi, completamente online. Ogni piano comprende un commercialista dedicato, l’invio dei modelli F24 annuali, la dichiarazione dei redditi e altro ancora, tra cui un’applicazione web e mobile per la gestione in autonomia della fatturazione elettronica. Presenta una dashboard semplice e intuitiva, che fornisce una panoramica generale dell’andamento della tua attività.
I prezzi dei pacchetti variano in base al tuo regime fiscale (forfettario o semplificato) e all’attività che svolgi, partendo da una cifra di 399 €/anno iva inclusa.
Il punto di forza di Fiscozen è che ti offre un pacchetto completo di servizi 100% online, compreso il supporto del commercialista. Allo stesso tempo, potrebbe non essere la soluzione ottimale per chi ha bisogno solamente di uno strumento per gestire le fatture, magari perché ha già un commercialista di fiducia o non vuole rinunciare agli incontri di persona con il proprio consulente.
Qonto
Un altro servizio che va oltre la sola gestione della fatturazione elettronica è Qonto, una piattaforma di banking digitale progettata per freelance, liberi professionisti e PMI. Qonto è una soluzione completa per la gestione finanziaria aziendale, che permette di aprire un conto bancario digitale e semplificare le tue attività finanziarie ricorrenti, come i pagamenti F24, la gestione contabile, il controllo dei flussi di cassa, la fatturazione elettronica, e altro ancora.
In sostanza Qonto offre i servizi di una banca, ma 100% online, a cui si aggiunge la possibilità di gestire preventivi e fatture elettroniche. Il piano Basic per ditte individuali, liberi professionisti e freelance ha un un costo di 9 €/mese + IVA.
Quando scegliere Qonto? Anche in questo caso bisogna capire quali sono le tue necessità, oggi e nel lungo periodo. Se vuoi aprire un conto corrente aziendale online e semplificare le tue attività bancarie, Qonto potrebbe essere una buona soluzione. Se invece cerchi solamente un tool per gestire le tue fatture, potresti valutare una delle soluzioni viste in precedenza.
In conclusione, quale piattaforma scegliere?
Con questo articolo abbiamo voluto offrirti una panoramica dei software per la fatturazione elettronica più utilizzati da freelance e micro imprese, in modo che tu possa orientarti e individuare lo strumento più adatto per il tuo brand.
La scelta della piattaforma dipende da diversi fattori, prima di tutto dall’attività che svolgi e dalle funzionalità di cui hai bisogno. Se sei agli inizi e hai pochi documenti da gestire, potrebbe andare bene sia un software gratuito, sia il piano basic dei software a pagamento come Fatture in Cloud, Fattura24, Aruba. Se invece hai un’attività già avviata o più strutturata, ti conviene valutare un piano Premium.
Per chi si occupa di servizi, come consulenti e freelance, InvoiceBuddy potrebbe essere una buona soluzione perché permette di tracciare le ore di lavoro impiegate nei singoli progetti. Al contrario, non è indicato per artigiani o per chi gestisce uno shop online.
Infine, chi cerca soluzioni più complete può prendere in considerazione i pacchetti offerti da Fiscozen, pensati per gestire la Partita IVA a tutto tondo, e Qonto, piattaforma di banking digitale.
Stai analizzando costi e ricavi per il tuo cash-flow e qualcosa non torna? Navigare a vista non è affatto una buona idea. Ecco perché abbiamo strutturato una Consulenza per calcolare il Break Even Point con un comodo file excel che lasceremo nelle tue mani. E se qualcosa non ti soddisfa, ti rimborsiamo l’intero importo!
Digital Strategist, Senior Content Manager e Copywriter per Flowerista. Provengo dal mondo del Digital Marketing, quello gentile, delicato, aperto allo scambio costruttivo di opinioni. Lettrice compulsiva, amante degli animali e della natura, non mi stanco mai di imparare e di mettermi in gioco.