La giornata organizzata

Scritto da Chiara Battaglioni

Se ogni giorno hai la sensazione di non avere mai abbastanza tempo per incastrare tutto, potresti avere sì troppo lavoro da svolgere, ma anche un’organizzazione poco efficiente. In questo articolo trovi alcune regole d’oro che ti consentiranno di gestire la tua giornata lavorativa in maniera super organizzata!

La giornata organizzata esiste? Può darsi. Ma ti avviso subito di due cose. 

Regola numero 1: niente gabbie e strutture rigide. 

Sii flessibile e disponibile a improvvisare, con gli strumenti giusti, poichè l’imprevisto è sempre dietro l’angolo. E’ necessario fare in modo che la tua organizzazione, fatta di metodi, strumenti e buone abitudini, sia a prova di cambiamento, ovvero flessibile.

Una buona giornata organizzata è costruita con metodi e strumenti in grado di supportarti anche nel momento in cui i piani saltano per aria e la pianificazione che avevi fatto va a farsi friggere.

Regola numero 2: non esiste una ricetta magica che funziona per tutti, ma al contrario ci sono una manciata di ingredienti che funzionano per te.

Questi ingredienti sono da combinare in un piatto unico adatto alla tua “dieta” quotidiana, fatta di vita e di lavoro. Di conseguenza, gli elementi che sceglierai per la tua giornata organizzata dovranno poter essere stravolti a seconda delle stagioni, dunque degli imprevisti. Perché lo sappiamo, il cambiamento è sempre dietro l’angolo.

Se la tua organizzazione rispetta già queste due caratteristiche, sei sulla strada giusta!

Oltre a queste due regole, ti suggerisco tre elementi che non possono mancare in una giornata organizzata.

Lavora nelle ore in cui sei al top

Il cronotipo è un pattern biologico che definisce il modo in cui la nostra energia fluttua durante il giorno, e ti aiuta a delineare un piano di lavoro per la giornata organizzata.

Puoi calcolare il tuo andando sul mio profilo Instagram, nelle storie in evidenza “Energie”.

Riassumendo al massimo il concetto, potresti essere:

• Un’allodola: performante dalle prime ore del mattino.
• Un terzo uccello: più o meno sono tutti lì e gli orari “standard” 9-18 sono pensati per te!
• Un gufo: carbura nelle ore più tarde del giorno.

Una volta individuato il pattern che ti definisce, osservati e ascolta il variare della tua energia durante le ore del giorno. Individua i momenti più alti di massima concentrazione, entusiasmo, voglia di fare, e dedica quelle ore ai lavori più importanti e/o più difficili e complicati.

E, in quei momenti, fai attenzione alle interruzioni.

Riduci le interruzioni

Si è mai visto un postino che per portarti la posta a casa suona il campanello 15 volte in un giorno? Sarebbe la follia, non credi?

Eppure 15 è il numero medio di volte che le persone aprono la casella mail in un giorno, secondo uno studio di McKinsey. 

Infatti, la maggior parte delle volte è una nostra scelta il quando farci interrompere. È vero, non tutte le interruzioni e le distrazioni sono evitabili, ma moltissime lo sono e possiamo scegliere noi come gestirle.

In questo elenco, sicuramente non esaustivo, ti faccio un po’ di esempi sul come ridurre le distrazioni all’interno della tua giornata organizzata.

• Disattiva le notifiche di tutte o di alcune app, ad esempio i social o Whatsapp. Ti accorgerai di come i messaggi nei diversi gruppi non scappano anche se non vengono letti immediatamente.
• Metti il telefono in modalità aereo o, in alternativa, in un’altra stanza mentre stai scrivendo il preventivo per il cliente della vita.
• Attiva una segreteria telefonica in specifiche ore della giornata, dopo averlo opportunamente comunicato ai tuoi clienti.
• Tieni l’account di posta chiuso, cioè spento, non ridotto a icona, mentre lavori ad altro.
• Spiega ai tuoi bambini che la mezz’ora in cui la mamma o il papà chiudono la porta dello studio è per fare una cosa importante di lavoro, così da poter giocare con loro senza pensieri la mezz’ora dopo.

E via così.

Le strategie sono infinite. Devi solo trovare quella o quelle che funzionano per te e attivarle all’occorrenza.

Crea una lista delle cose da fare

Liberare la mente è fondamentale per restare concentrato sul presente e avere un’idea chiara della direzione da prendere. Può iniziare tutto anche dal banale “Che cosa voglio aver concluso a fine giornata?”.

Le liste, in questo senso, sono lo strumento ideale. Flessibili, totalmente personalizzabili e sì, anche liberatorie- cosa c’è di più gratificante del gusto di spuntare o tirare una bella riga su una cosa fatta a fine giornata?

Prepara, meglio la sera prima, la lista del giorno dopo, seguendo alcune semplici accortezze che ti elenco di seguito.

1. La lista deve contenere pochi elementi– 3, massimo 4-. Crea una lista “contentitore” per le attività escluse da questa prima lista, così da creare un elenco di poche cose che saranno il tuo faro per la giornata.
2. Ogni elemento della lista deve descrivere un’azione – usa un verbo per riconoscerla- concreta e specifica, che andrai ad eseguire in un paio d’ore al massimo. Se è più lunga di così, spezzettala ancora in sotto-azioni più facilmente eseguibili- dopotutto dietro l’angolo c’è sempre anche la procrastinazione!
3. Prima di redigere la tua lista del giorno- che io chiamo la lista OGGI- controlla il calendario: inserisci nella lista azioni la cui durata e impegno è compatibile con gli appuntamenti che hai già fissato nell’arco della tua giornata organizzata.
   Ad esempio, in una giornata bloccata di call, webinar e consulenze online, inutile mettere in lista “scrivi due articoli del blog”, “fai la revisione dell’ebook” e “prepara il preventivo per Tizio”: l’insuccesso è quasi assicurato per mancanza di realismo!
4. Finiscila! La lista OGGI è l’unica lista a cui puoi, anzi devi, aspirare di concludere. Il grande raccoglitore TO DO invece no perché, appunto, è un raccoglitore: se fosse vuoto, forse saresti senza lavoro e non sarebbe bello.

Ora tocca a te!

Sei pronto per la tua giornata organizzata?

Ho creato il Diario del Tempo, un e-book che ti aiuta ad allenare la consapevolezza per il cambiamento che stai cercando. Penso infatti che allenare la propria consapevolezza sia il primo passo per migliorare la propria organizzazione personale e mettere in pratica tutti i consigli che ti ho dato sulla giornata organizzata.

Il Diario del Tempo è disponibile nell’home page del mio sito. 

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