Imparare a organizzarsi è possibile?

Scritto da Chiara Battaglioni

Non voglio sostenere che sia facile diventare organizzati, ma con un po’ di disciplina e di allenamento possono riuscirci tutti.  L’importante è partire dal perché e dalla motivazione. 

L’organizzazione personale, la pianificazione e la gestione del tempo sono competenze trasversali molto richieste nel mondo del lavoro. Rientrano all’interno delle categoria delle soft skills metodologiche, che insieme a quelle personali (come la responsabilità e la resilienza) e a quelle sociali (come le capacità comunicative e di lavoro in team), fanno parte del bagaglio di competenze che metti in gioco nella tua professione, che sia autonoma o dipendente.

Il valore delle competenze trasversali è ormai riconosciuto: ma resta tuttora difficile dimostrare di possederle e in che misura. Non è possibile, infatti, prendere una “certificazione in problem solving” né tantomeno iscriversi a un corso per attestare un miglioramento nella tua capacità di resistere allo stress.

Hai un’unica strada davanti a te: quella di testarle, di metterle in pratica, in situazioni professionali e di vita che richiedono la messa in campo di queste competenze, e continuare a provare, provare, provare.

In una parola, che io amo moltissimo: devi allenarti.

Organizzati: si nasce o si diventa?

I numeri a nostra disposizione non sono moltissimi, tuttavia voglio segnalare una ricerca condotta nel 2018 da Organizzare Italia, società di professional organizing con sede a Ravenna, in collaborazione con lo Studio Cinti per il supporto metodologico, che ha coinvolto un campione di 300 persone.

Il primo rapporto italiano sulla disorganizzazione è disponibile in forma completa a questa pagina. Ai fini di questo articolo, ti segnalo alcune domande che ho trovato particolarmente interessanti.

Ti senti disorganizzato?

La maggior parte dei partecipanti (il 70%) dichiara di sentirsi in un punto intermedio tra i due estremi, ovvero “molto disorganizzato” (il 12,7%) e “per niente disorganizzato” (il 18,3%).
All’interno del 70%, il 29,7% è polarizzato verso la disorganizzazione (ha risposto infatti “abbastanza disorganizzato”), mentre il 39,3% si dichiara “poco disorganizzato”.

La gestione delle proprie risorse è sfidante per molti

Infatti, il 56,7% del campione dichiara di perdere “a volte” la concentrazione da ciò che sta facendo (a cui si aggiunge il 18,7% di persone che indica “spesso” e il 16% “molto spesso). Solo un 6,3% dichiara di non sentirsi “mai” sopraffatto dalle troppe cose e dagli impegni: le altre persone rispondono che questo senso di sovraccarico viene percepito “a volte” (45,7%), “spesso” (27,3%) o “molto spesso” (20,7%).
Insomma, anche se in gradi diversi, la disorganizzazione è un ingrediente presente e diffuso nella vita di molti, tanto quanto il desiderio di imparare ad organizzarsi meglio: il 79% persone coinvolte nella ricerca dichiara che vorrebbe farlo (il 36% abbastanza e il 53% molto).

Ma come fare a apprendere una competenza così personale e “astratta” come l’organizzazione?

L’organizzazione deve essere allenata

Ho messo per la prima volta i pattini a rotelle a 3 anni (sì, quelli di Paola Fraschini sul palco di Sanremo). Ho iniziato a fare gare, prima di singolo e poi di gruppo, a 7 anni e non ho ancora smesso (pandemia a parte). Ho iniziato ad allenare bambini e ragazze quando avevo 15 anni. E anche in questo caso, non ho ancora smesso: è una passione che si somma al mio lavoro di professional organizer.
Lo sport fa parte di me e del mio modo di vedere il mondo.
(Va bè, dai, il pattinaggio artistico fa parte di me: che con il tennis ci ho provato ed è stato un semi disastro!)

Credo che la metafora dell’allenamento sportivo sia perfetta per comprendere come dovresti vedere anche il tuo rapporto con l’organizzazione personale.

Il tuo livello di partenza

Ci saranno sempre i talenti naturali, quelli che con minor sforzo riusciranno a ottenere risultati più veloci e di qualità (ecco, non sono io con il tennis). Ma ti posso assicurare che tutti quanti possono ottenere le proprie soddisfazioni in ogni sport (che non necessariamente significa vincere un mondiale).
Esistono differenti livelli che puoi mirare di raggiungere, diverse discipline, numerose specialità: io per esempio ero una frana a saltare ma nei gruppi spettacolo ho trovato la mia dimensione. Vale anche per l’organizzazione personale.

Riscaldati prima, che se no ti fai male

Prima di ogni allenamento bisogna preparare il corpo allo sforzo fisico, per evitare di farsi male.
Nell’organizzazione questo è vero quando si vuole correre agli strumenti cercando “le 5 app di produttività indispensabili che tutti dovrebbero avere”.
È rischioso! Se non identifichi prima ciò di cui tu hai bisogno, facendo un’analisi in consapevolezza del tuo modo di lavorare, potresti individuare uno strumento non adatto a te, che troverai inefficace. Non è detto, infatti, che se ha funzionato per qualcuno debba necessariamente funzionare anche per te.

Il movimento va scomposto

Nel pattinaggio i movimenti completi (per esempio per realizzare una trottola o un salto) sono complessi: coinvolgono numerose parti del corpo (non solo braccia e gambe, ma anche schiena e testa, non sai che impatto ha questa cosa enorme e pesante che ci portiamo sulle spalle quando devi staccare un salto da terra).
Per poterli insegnare, un buon allenatore sa scomporli: si insegnano prima quelli base e poi via via si aumenta la complessità fino a riunire tutti i pezzi del puzzle. Ci vuole un po’ di tempo, naturalmente, ma una volta che li ha fatti tuoi, sono tuoi per sempre. Ed è lo stesso per l’organizzazione personale: una volta che hai imparato le basi, la puoi adattare alle diverse esigenze della vita.

Ripetizione e disciplina

Non voglio sostenere che sia facile: per partecipare a una gara ti devi allenare con costanza. La ripetizione è la chiave per raggiungere il risultato (e anche il motivo per cui le gare sono divertenti e gli allenamenti no!)
Ma è così, ci vuole un po’ di disciplina e qui non ci sono strumenti magici: ci sei solo tu e la tua voglia di migliorare. Perché? Anche questo puoi essere solo tu a individuarlo.
Quello che posso offrirti io sono gli strumenti e il supporto nel tuo allenamento.

Diventare organizzati si può

Ho creato una guida gratuita in cui approfondisco questo punto di vista e ti mostro le sei ragioni per cui, secondo me, l’organizzazione personale è davvero alla portata di tutti e non una competenza per pochi eletti. Puoi scaricarla qui.