Come gestire i costi e i flussi di cassa se sei freelance: una guida pratica

Inizio con una rapida nota metodologica: immaginando di rivolgermi per la maggior parte a singoli individui e piccoli business, per non tramortirti con complicazioni contabili assocerò i termini ricavi/costi ad entrate/uscite avendo tu una competenza di cassa. Okay, lo so che probabilmente non ne sei tanto cosciente, ma il tuo commercialista sì e cosa significa? Che generi un ricavo quando ti pagano, nello stesso momento istante.
Ma ora basta con le chiacchiere e passiamo al dunque.

Il profitto etico: come fare soldi senza diventare cattivi

Come possiamo gestire al meglio i nostri flussi di cassa e tener sotto controllo quei fastidiosi costi?
La parola magica è proprio gestione: seppure singola partita iva, ditta individuale o micro impresa, come diceva sempre il mio buon professore di Management d’impresa, stiamo facendo business. E fare business significa creare profitto. 

Attenzione però, non diamo a questa parola subito un’accezione negativa. 

Il concetto di profitto assume un risvolto etico quando è generato attraverso pratiche commerciali trasparenti, rispettose delle leggi e dei diritti dei lavoratori, dell’ambiente e delle comunità coinvolte. Un profitto etico si basa sull’equità, sulla responsabilità sociale e sull’impatto positivo sulle persone e sul pianeta, oltre che sull’obiettivo di creare valore a lungo termine per tutte le parti interessate.
Chiaramente, tu sei una di queste.

Il punto di pareggio: l’arte dell’equilibrio perfetto

Potrei spendere mille parole sul concetto di profitto ma io sono una persona profondamente pragmatica quindi ho scelto di terrorizzarti subito, srotolare la nostra mappa e parlare del punto di pareggio economico, ossia quel magico momento in cui i nostri ricavi (nel nostro caso, somma delle fatture emesse in un anno), eguagliano i costi.

Prima di tutto, dobbiamo comprendere cosa sia esattamente questo punto di pareggio.
In sostanza, è il livello di vendite o di fatturato che consente di coprire tutti i costi fissi e variabili senza generare né profitti né perdite. Immaginati come un equilibrista sul filo del bilancio, cercando di non cadere né da una parte né dall’altra.

Per calcolare il tuo punto di pareggio, dovrai avere ben chiare tutte le spese mensili fisse (affitto, utenze, abbonamenti vari, etc.) e quelle variabili (materiali, software, viaggi, etc.) e confrontare questo costo totale con i ricavi mensili.
Personalmente quando ho aperto la mia attività e iniziato con questa analisi, ho scelto di inserire anche i costi non solo legati al mio business ma anche quelli legati alla gestione della famiglia/casa/etc.

Tradotto nella pratica: quanti soldi devo generare per coprire la mia quota di costi personali, non coperta dallo stipendio di mio marito/partner che dir si voglia?

E così, se le tue fatture superano i tuoi costi, ottimo! Sei in territorio positivo e stai guadagnando.

Se invece i ricavi sono inferiori ai costi, beh, è tempo di iniziare girare la mappa e porsi il quesito: come sto gestendo le mie risorse in virtù dell’obiettivo prefissato?

In ultimo, ecco un piccolo trucco della nonna per ottenere un indicatore di massima rispetto a quanto dovresti fatturare ogni mese, per raggiungere il punto di pareggio: dividi i costi mensili totali per il numero di ore che prevedi di lavorare al mese. In questo modo otterrai una stima dell’importo che dovresti richiedere per ogni ora di lavoro.

Strategie per Sopravvivere e Prosperare

Ora che abbiamo affrontato il punto di pareggio, è il momento di conoscere altre strategie, che se ben utilizzate, possono aiutare la gestione della nostra “impresa”.

Budgeting 

La parola d’ordine è “budget” – Sì, lo so, può sembrare noioso e deprimente, ma fidati di me, avere un budget è la base per una solida gestione, altrimenti il rischio è di subire gli accadimenti. Tieni traccia di tutte le entrate e uscite mensili e cerca di mantenere le spese sotto controllo: sapere che esistono, è già un buon punto di partenza!
Potrai utilizzare software di gestione finanziaria o semplicemente una vecchia e affidabile tabella Excel, per iniziare

Risparmio

Spendere meno è guadagnare di più – Non c’è nulla di più gratificante che scoprire piccoli modi per risparmiare denaro qui e là. Analizza in termini di costo beneficio gli acquisti che fai: dall’indagine sui costi che abbiamo visto prima, emergeranno le voci di spesa maggiori, devi esserne consapevole. Chiedi più di un preventivo e abbi coscienza di quali sono gli asset per strategici per la tua attività.

Diversificazione delle entrate

Non mettere tutte le uova nello stesso cesto – Come freelance, potresti corre il rischio di concentrarti su un’unica fonte di reddito. Ma ricorda che la diversificazione delle entrate può proteggerti dalle fluttuazioni del mercato e dai periodi di magra. Esplora nuove opportunità di guadagno, offri servizi aggiuntivi ai tuoi clienti esistenti o cerca fonti di reddito passive, come ad esempio la vendita di prodotti integrati al tuo business. Partnership e cross-selling potrebbero generare ottime possibilità.

Negoziazione

Non aver paura di chiedere di più – Quando si tratta di stabilire i prezzi o negoziare contratti con i clienti, non aver paura di chiedere ciò che meriti. Fai ricerca di mercato per capire quali sono i prezzi praticati nel settore e non sottovalutare il tuo tempo e le tue competenze. Ricorda: se ho coscienza del punto di pareggio, avrò consapevolezza di come vendere, quando applicare uno sconto, quando chiedere di più.

Riserva di emergenza

Prepararsi al peggio – Last but not least, assicurati di avere sempre una riserva di emergenza. Come freelance, non hai la sicurezza di un reddito fisso ogni mese, quindi è fondamentale mettere da parte qualche soldo per affrontare eventuali imprevisti o periodi di scarsità di lavoro. Una regola generale è avere almeno tre-sei mesi di spese vive salvaguardate in un conto di risparmio. Non per essere pedissequa ma le tasse sono un costo da tenere in considerazione: per favore, non iniziare a spendere soldi che in realtà abbiamo già destinato indirettamente (al fisco e alla previdenza) quando si è scelto di avere un’attività in proprio.
Da una seria cost analysis avrò il dato previsionale delle imposte e potrò mese per mese accantonare la cifra, senza andare in sofferenza quando il consulente mi manderà il maledetto F24!

Con questi strumenti in mano, sarai un po’ più pronto e soprattutto consapevole nell’affrontare le sfide del mercato e nel costruire, ciò che ad oggi probabilmente “fai di pancia”, una seria strategia d’impresa.
Basata su dati reali: analisi dei costi, struttura dei ricavi, investimenti, budget; mixata con intuito imprenditoriale, creatività, inventiva e attitudine al rischio.

Affrontare i draghi delle finanze

Ma andiamo avanti nel percorso… così ti tramortisco ben bene!

Diciamo che ora hai costruito una buona gestione della tua attività, ipotizziamo la nascita di un nuovo progetto, una nuova idea e la necessità di raccogliere quindi del capitale.
Anche se credi di avere la migliore idea di business del secolo, ottenere quel tanto necessario sostegno finanziario può rivelarsi un’impresa ardua, specialmente quando ci si rivolge alle banche e mediatori finanziari. 

Come chiedere un finanziamento

Le banche, come sappiamo bene, sono “maestre” nel valutare il rischio e le richieste di finanziamento; quando ci si presenta con una richiesta di piccolo prestito, come fare per catturare la loro attenzione e convincerle che sarete in grado di restituire il denaro?
Innanzitutto, è importante presentare un piano finanziario chiaro e dettagliato. Le banche vogliono vedere che hai una strategia solida per generare reddito e coprire i costi, quindi assicurati di includere previsioni finanziarie realistiche e un piano di rimborso credibile.
In secondo luogo, preparati a rispondere a tutte le domande che ti verranno poste sulla tua attività e sul settore di competenza. Le banche vogliono capire il business in modo approfondito prima di concederti il finanziamento, quindi preparati a dimostrare competenza e conoscenza del mercato.
Infine, non sottovalutare l’importanza di una buona reputazione finanziaria. Le banche si basano spesso sullo storico creditizio e sulla tua affidabilità nel restituire i finanziamenti precedentemente ottenuti. Hai un mutuo in essere? Dichiaralo, mostrati consapevole che l’investimento che stai chiedendo è già passato al vaglio di una attenta analisi.

Insomma, ottenere un piccolo finanziamento come freelance può essere un processo lungo e faticoso ma, con la giusta preparazione e determinazione, è assolutamente possibile. Ricorda sempre di essere trasparente, affidabile rispetto al lavoro che hai scelto e le porte delle banche potrebbero aprirsi di fronte a te.

Valutare il ritorno sull’investimento: contare le monete d’oro dopo il saccheggio

Ed eccoci arrivati all’ultima tappa. Abbiamo deciso dove volevamo andare, in quanto tempo, con che risorse e ora, cosa resta da chiederci?
Nel mondo industriale uno dei più grandi temi è legato al ritorno dell’investimento: quando i soldi spesi verranno recuperati e daranno i loro frutti? Idem per le nostre attività.
II ritorno di un investimento (ROI), è un metodo per calcolare quanto possiamo guadagnare da un’attività, dopo aver investito una determinata somma di denaro.
Okay lo so, ci stiamo addentrando su un terreno impervio ma seguimi ancora un attimo.

Immagina di gestire un’attività che offra servizi di consulenza digitale nel settore del marketing online. Per promuovere i tuoi servizi e attirare nuovi clienti, decidi di lanciare una campagna pubblicitaria sui social media.
Inizialmente, stabilisci un budget per la campagna di 1000 euro e pianifichi annunci su IG e LinkedIn per un mese intero. Durante il mese di campagna pubblicitaria, utilizzi strumenti di tracciamento come Google Analytics per monitorare il traffico sul tuo sito web.
Noti un aumento significativo del traffico verso le pagine dedicate ai tuoi servizi di consulenza digitale.
Al termine, analizzi i dati raccolti: hai ottenuto un totale di 5000 visite al tuo sito web durante il mese della campagna pubblicitaria.
Di queste visite, il 10% si è trasformato in contatti potenziali, tracciati attraverso il modulo di contatto sul sito. Il 30% di questi contatti potenziali ha poi programmato una call gratuita per discutere dei tuoi servizi.
Alla fine, il 20% di coloro che hanno programmato una call ha deciso di diventare tuo cliente e ha firmato un contratto di servizio.

Se non hai perso i sensi finora, siamo pronti per calcolare il nostro indicatore; la formula teorica te la cerchi nei manuali di economia, io qui proseguo con il nostro esempio concreto. 

Calcola il ricavo netto: se il tuo servizio di consulenza digitale ha un prezzo medio di 1000 euro e hai ottenuto 4 nuovi clienti grazie alla campagna pubblicitaria, il tuo ricavo netto è di 4000 euro (4 clienti x 1000 euro).

Sottrai le spese di marketing: i famosi 1000 euro per la campagna pubblicitaria.

ROI = [(4000 – 1000) / 1000]*100 = 300%

Quindi, il ROI della tua campagna pubblicitaria sui social media per i tuoi servizi di consulenza digitale è del 300%. Ciò significa che hai ottenuto un ritorno di 3 euro per ogni euro speso in pubblicità.

Un ROI positivo indica che stiamo ottenendo un ritorno maggiore rispetto alle spese sostenute, mentre un ROI negativo significa che stiamo perdendo denaro.
Questo è solo un esempio semplificato, ma dimostra come il monitoraggio del ROI può darti una visione chiara sull’efficacia delle strategie di marketing digitale.

Ovviamente il tema degli indicatori economici legati alle attività di business è decisamente più ampio ed articolato, ci tenevo tuttavia a fornire un parametro per ottenere una prima e facile analisi, su cui strutturare decisioni di tipo strategico. Utilizzandolo in modo intelligente, possiamo prendere decisioni informate e guidare la crescita del nostro business con successo.

Per concludere

E così, abbiamo percorso insieme il tortuoso sentiero nel mondo affascinante ma spesso imprevedibile del lavoro autonomo. Abbiamo esplorato le insidie dei flussi di cassa e dei costi operativi, svelato i segreti del punto di pareggio e imparato a valutare il ritorno sull’investimento delle nostre strategie di marketing.

Ma ricorda: questa è solo la punta dell’iceberg, è necessario un continuo apprendimento e adattamento alle sfide che la vita professionale ci presenta. I modelli di business sono oggi in continuo mutamento e di conseguenza le strategie di gestione e organizzazione devono aggiustarsi.

Con una buona dose di consapevolezza, pianificazione e creatività, potrai affrontare qualsiasi ostacolo si presenti sul cammino.