“Ad alcuni servizi lavoriamo in team con lo stesso cliente: come possiamo regolarci a livello legale?”

Collaborare tra freelance significa condividere competenze e clienti, ma anche tempi e responsabilità. 

Cosa serve per far funzionare il rapporto, evitando zone grigie?

Vediamo quali aspetti tenere in considerazione dal punto di vista legale se collabori con altri freelance allo stesso progetto.

Individuare i referenti da entrambe le parti

Per evitare incomprensioni nei lavori in team, la prima domanda da farsi è: “Chi fa le veci del collettivo freelance nei rapporti con il cliente?”

Far confluire tutte le comunicazioni – possibilmente via e-mail – attraverso un’unica persona, aiuta a ottimizzare i tempi e a non frammentare le comunicazioni. In questo modo, recuperare a posteriori “cosa ci eravamo detti su questa cosa”, sarà molto più semplice.

A proposito di referenti, c’è una seconda domanda da farsi per impostare i flussi comunicativi.

“Chi è il referente del cliente delegato a dare istruzioni al collettivo freelance?”

Può capitare che le istruzioni ricevute dal team del cliente siano discordanti fra loro: quali seguire e quali no?  

Stabilire a priori chi può fornire istruzioni, possibilmente per iscritto, è il modo migliore per evitare contenziosi.

Chi fa cosa

Ogni freelance ha le proprie competenze e, quando si collabora, spesso sono complementari fra loro. Chi si occupa dei testi, chi delle grafiche, chi dello sviluppo del sito, chi dei social e così via.

Già, ma dove terminano le competenze di un collaboratore e dove iniziano le responsabilità dell’altro?

Stabilire “chi fa cosa” all’interno del team di collaborazione aiuta a fare chiarezza non solo all’interno tra i membri del gruppo, ma anche nei confronti del cliente che saprà cosa aspettarsi da ogni persona coinvolta.

Sarà rifacendosi a tale ripartizione degli incarichi, che ciascun membro del gruppo potrà fatturare la propria parte, e non solo.

La definizione delle singole porzioni di incarico permette anche di chiarire al cliente di quali singole parti è composto il servizio. 

Per esempio: “la parte del sito è gestita dal professionista X, mentre quella relativa ai social è in capo al professionista Y”. Il cliente avrà così chiaro che sito e social sono due parti distinte del progetto, che fanno capo a due professionalità diverse, che operano con tempi, modi e responsabilità diverse.

La facoltà di delega

Può capitare che il collettivo freelance abbia al suo interno più professioniste/i per lo stesso ruolo (es. più persone che si occupano dei testi). E magari il lavoro viene assegnato di volta in volta a seconda del carico lavorativo di ciascuno/a.

Potrebbe quindi succedere che nonostante il cliente si aspettasse di lavorare con il/la professionista X, di fatto poi il suo progetto, per quella parte, sia seguito dal/la Professionista Y.

Come fare per evitare malintesi?

Essere chiari da subito con il cliente in questo caso si traduce nel prevedere questa possibilità di sostituzione nel contratto, raccogliendo il consenso in merito.

Definire questo aspetto ad inizio collaborazione consente di rendere ancora più flessibile e dinamico il collettivo, che potrà adattarsi alle circostanze che via via si presentano.

Preventivo e contratto del collettivo

In cosa si traducono i punti di cui sopra, da un punto di vista legale?

Per poter regolare questi aspetti, occorre metterli per iscritto. 

Perché lo sappiamo, altrimenti verba volant.

Quella di mettere gli accordi nero su bianco è la regola aurea della libera professione e qui vediamo come farlo con preventivo e contratto.

Il preventivo del collettivo freelance

Sono molti i casi in cui, pur collaborando su di un unico progetto, ogni freelance utilizza il proprio preventivo. Il preventivo è quel documento che per sua natura è snello e flessibile, perché contiene, per esempio:

  • la proposta di servizio offerto, 
  • eventuali extra,
  • la sua quotazione. 

Nel caso del collettivo, questo documento, però, può essere unico per tutto il team, specificando per ogni freelance quali saranno i confini del suo incarico e il relativo corrispettivo.

È inoltre opportuno ricordare di inserire una data di scadenza del preventivo, altrimenti il rischio è di veder arrivare a settembre l’accettazione di preventivi inviati a giugno. Con tutta la difficoltà organizzativa che ne consegue.

Il contratto del collettivo freelance

Se il preventivo dice chi fa cosa e dietro quale compenso, il contratto dice cosa succede se le regole pattuite non vengono rispettate dal cliente. Insomma, è il complementare del preventivo.

Anche qui il contratto può essere unico per l’intero collettivo, ed è lì che ciascun freelance potrà indicare i propri riferimenti (es. nome, cognome, P.IVA, professionalità), diventando a pieno titolo parte del rapporto, insieme agli altri membri del team.

Per dare ancora più unicità e carattere al collettivo, i freelance che ne fanno parte possono decidere di assumere un nome comune, una sorta di cappello, che funge da brand del collettivo, con cui rapportarsi verso clienti e fornitori.

Quali clausole?

Abbiamo parlato di preventivo e di contratto, abbiamo visto a quali aspetti prestare attenzione, e ora la domanda sorge spontanea:

“quali clausole vanno inserite nel contratto del collettivo freelance?”

Ogni collettivo ha le sue variabili, ad esempio il progetto su cui si andrà a lavorare, il tipo di cliente, le professionalità coinvolte e questo influenza non poco quali aspetti scegliere di regolare nel contratto.

Ci sono però alcuni punti su cui ragionare in anticipo può aiutare a evitare contenziosi.

Eccone alcuni esempi:

  • cosa succede se il cliente cambia il management e vuole lasciare il lavoro a metà?
  • come regolare i lavori se il cliente a un certo punto non paga?
  • come evitare di rispondere dei tempi del cliente?
  • come tutelare i diritti d’autore di ogni freelance?

Individuare i punti critici che possono insorgere durante la collaborazione è un valido aiuto per ridurre il rischio di incomprensioni sia all’interno del gruppo di freelance che nei confronti del cliente.

Conclusioni

Dotare il collettivo di regole chiare e allineate con il suo modo di lavorare non è una formalità burocratica, ma un modo per dare ancora più struttura alla forza del gruppo e lavorare in serenità.

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